主要是指檔案管理部門為了順應檔案信息化建設形勢要求，由專業(yè)檔案服務公司承擔檔案數(shù)字化業(yè)務，利用自身的數(shù)字掃描存儲、多媒體、計算機等技術，對傳統(tǒng)檔案資源進行掃描、加工與處理的一種檔案業(yè)務處理模式。

檔案數(shù)字化工作主要是將傳統(tǒng)載體的檔案進行掃描形成數(shù)字資源，從實際情況來看，機關、單位檔案數(shù)字化工作主要以紙質(zhì)檔案為主，實體檔案管理安全風險主要存在以下幾個方面：

檔案信息泄露是開展檔案數(shù)字化建設需要重點關注的風險之一，檔案信息泄密風險主要體現(xiàn)為幾個方面：

信息技術的不對稱性導致質(zhì)量評估難題。檔案信息數(shù)字化是一項專業(yè)性較強的業(yè)務，外包之后數(shù)字化的質(zhì)量由外包公司自我控制，檔案部門目前主要集中在驗收階段對質(zhì)量進行集中檢查。

但是檔案部門在人員不足，技術不專，數(shù)據(jù)量又較大的情況下，不可能對已數(shù)字化的檔案信息進行一一校對，只能抽檢，這就很難對外包的質(zhì)量進行詳細、嚴格的驗收。

從另一個層面來講，即使檔案部門配備足夠的人員進行驗收，由于雙方所處地位不同而帶來的專業(yè)技能與信息的不對稱，同樣也有可能會造成數(shù)字化業(yè)務的質(zhì)量打折扣。

檔案管理部門構建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數(shù)字化操作流程、檔案數(shù)字化的技術指標、突發(fā)事件的應急處理、檔案信息泄露的懲罰機制等等。對數(shù)字化各個細節(jié)作出明確要求以增強實踐的可操作性，減少檔案的安全風險。

檔案管理部門要建立檔案數(shù)字化外包服務中的信息安全保密制度，與外包服務公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務完成以后，確保所有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術處理，檔案數(shù)字化外包服務公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數(shù)字資源安全得到有效保障。

檔案管理部門在檔案外包過程中應與外包公司簽訂完善的業(yè)務合同，主要包括外包模式、工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、人員培訓、服務報酬、責任劃定、知識產(chǎn)權歸屬、違約后果、驗收標準、保密協(xié)定、后續(xù)服務等。

當出現(xiàn)問題時，外包公司需提供技術支持服務和維護服務等，全方位響應需求，由此加強對后續(xù)過程中的風險控制。